Uma ferramenta de monitoramento robusta dá aos gestores todas as informações necessárias para o sucesso dos negócios. O empreendedor tem literalmente a mão, e, não cansamos de dizer, em tempo real, se as metas e objetivos definidos estão sendo alcançados.
Porém, é muito importante que sejam muito bem definidos quais dados devem ser monitorados para que as informações sejam consistentes aos resultados pretendidos. A boa notícia é que existe uma ferramenta de gestão dedicada a este fim e nesse artigo vamos falar um pouco mais sobre ela. KPI (Key Performance Indicator), ou seja, Indicadores-Chave de Desempenho.
Por que precisamos de indicadores de desempenho?
Desempenho não é o mesmo que resultado. Desempenho é o que precisamos fazer, em pontos estratégicos, para chegar ao resultado pretendido. Por isso que precisamos de indicadores de desempenho, para nos mostrar se estamos no caminho para o sucesso ou nos alertar se estamos nos desviando dele.
O primeiro benefício dos indicadores de desempenho é manter o foco do gestor no que realmente ele precisa dar atenção. No dia-a-dia de uma organização muitas coisas podem tirar a atenção de quem deve tomar decisões. São pequenos problemas que ocorrem e em quase todos eles tem uma ou mais pessoas contratadas justamente para resolver essas questões.
O segundo benefício é quase uma decorrência do primeiro. Através dos indicadores de desempenho todos que não ocupam cargos de gestão podem entender onde a empresa quer chegar e qual o papel de cada para esse fim. Ajuda a gerar mais engajamento por parte de toda a equipe.
Atenção: Muito cuidado ao definir Indicadores de desempenho.
Você tem uma ferramenta de monitoramento poderosa e quer tirar o máximo proveito dela. Mas o poder dessa ferramenta não está na quantidade, e sim na qualidade das informações. A tendência do gestor, muitas vezes, é a de querer visualizar todos os indicadores possíveis, controlar tudo. Esse não é intuito de um KPI, ao contrário, os indicadores têm o objetivo de dar foco ao gestor naquilo que cabe só a ele analisar.
Tipos mais usados de KPI
Antes de apresentar alguns dos tipos mais usados de KPI precisamos fazer uma consideração. Já que um indicador serve para avaliar um desempenho, devemos definir, orientados pelo planejamento estratégico, o que cada atividade ou conjunto de atividades deve entregar ao processo. A partir dessa definição é que se estabelece o indicador que nos mostrará o desempenho dessas atividades.
Indicadores de Capacidade
Tem como objetivo medir o quanto um processo está preparado para entregar resultados em um determinado tempo. Ou quantas unidades de um item pode ser produzidas em um espaço de tempo determinado.
Esse indicador é importante para avaliar a demanda que uma empresa tem condições de atender.
É um indicador que deve ser mensurado juntamente com o indicador de qualidade e de produtividade. Esses três indicadores juntos mostram o quanto competitiva uma empresa é.
Indicadores de Qualidade
Sabemos que qualidade vai além de produzir itens sem defeito. Indicadores de qualidade mostram o quanto de recursos a empresa consome para produzir um determinado item.
Identificam como esses itens atendem as necessidades dos consumidores e se eles estão satisfeitos com o atendimento que recebem.
Também avalia o grau de segurança que o uso desses produtos proporciona a quem o adquiriu.
Indicadores Comerciais
A área comercial é a responsável pela sustentabilidade do negócio. Sem vendas não tem faturamento e não entra dinheiro em caixa. Sem vendas não tem porque produzir.
Os indicadores da área comercial devem mostrar a performance do setor não apenas em vendas realizadas. Quando se monitora a geração de leads e a conversão para clientes pode-se avaliar a qualidade dos leads que estão sendo prospectados. Muitos leads e pouca conversão pode ser um sinal que a prospecção está sendo feita em quem não usam as soluções que estamos oferecendo.
Uma ferramenta de monitoramento mostra a performance de uma empresa setor por setor, atividade por atividade e os resultados em relação às metas traçadas. Mas, para isso, deve ser parametrizado com os indicadores relevantes ao negócio da empresa.
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