Sabendo-se que o lucro é o principal fator de perpetuação de um negócio e que é decorrente do preço de venda menos os custos de operação, o monitoramento e controle de gastos é vital para todas as empresas.
Principalmente porque é raro o caso em que os preços de um produto ou serviço é determinado pelo fornecedor. É o mercado que dita os valores que quer pagar. Para se garantir o lucro, a gestão de custos da sua empresa precisa ser eficiente.
Gestão eficiente de custos
Antes de tudo, vale lembrar que gestão de custos vai muito além da redução de gastos. Também é importante, mas está longe de ser o único motivo de uma gestão eficiente de custos.
Uma gestão eficiente de custos está alicerçada em pilares sólidos. Nesse artigo vamos comentar sobre três desses pilares.
Monitoramento de processos
O desenho dos processos de uma empresa vai se modificando com o passar do tempo por decorrência de alguns fatores:
- Uma reclamação recorrente de clientes pode provocar a necessidade de inspeção em uma atividade específica;
- A incorporação de uma máquina elimina várias atividades de um processo, mas também gera a necessidade de mão de obra especializada;
- A conquista de um novo mercado abre também a necessidade de várias atividades para atender aspectos administrativos decorrente das novas transações comerciais.
Poderíamos citar muitos outros fatores que alteram os processos de uma empresa adicionando atividades das mais variadas. Nos exemplo que demos, reparem, um foi motivado por um problema de qualidade, outro por uma melhoria de produção e o terceiro, por necessidades administrativas vindas da área comercial.
Essas atividades que vão se acrescentando aos processos, geram ou eliminam custos muitas vezes difíceis de serem gerenciados através de uma planilha de custos.
Otimização de recursos
Otimizar é aproveitar todo o potencial de um determinado recurso. E recurso é tudo o que é necessário para produção, comercialização e entrega de um produto ou prestação de um serviço.
Os recursos de produção são os que pedem maior atenção porque influenciam diretamente nos lucros de um negócio. Quais são esses recursos e que providências tomar:
- Máquinas e equipamentos – Planejamento de Setup, correta parametrização e monitoramento de manutenção.
- Matéria-prima – Controle de qualidade, controle de estoque e redução de desperdício.
- Mão de obra – Segurança no trabalho e ergometria, clima organizacional, desempenho das atividades e automatização de atividades repetitivas.
Controle da informação e da comunicação
Informação é toda a resposta que um sistema empresarial retorna a partir de uma ou várias atividades. Essas atividades podem ser internas ou externas à empresa, automatizadas ou não. As informações externas e não automatizadas são as que merecem maior cuidado e monitoramento. São informações dadas pelo mercado e por clientes. Qualquer descuido pode ocasionar grandes prejuízos.
Comunicação é fazer com que uma informação chegue ao destino certo e de forma correta. Quanto mais padronizado um produto for, melhor para otimização de recursos. Quando houver variações, principalmente originadas dos clientes, comunicar essas variações a todos os setores envolvidos é fundamental para que não haja perdas de material, de horas de máquina e de mão de obra. E o principal, não causar insatisfação aos clientes.
Monitoramento e controle de custos
Vimos que a gestão de custos é crucial para garantir o lucro de um negócio. Apesar de complexa temos a tecnologia coma uma importante aliada. Ferramentas de monitoramento e controle fornecem informações, em tempo real, sobre cada um dos pilares que abordamos.
Ao monitorar os processos percebe-se quais atividades realmente entregam valor aos produtos. Assim, atividades assessórias que pouco ou nada contribuem ao processo podem ser eliminadas ou automatizadas. A própria ferramenta de monitoramento coleta dados com muito mais eficiência.
Na otimização de recursos da empresa, uma ferramenta de monitoramento tem um impacto determinante, principalmente na manutenção preventiva de máquinas e equipamentos. Leia esses dois artigos onde explicamos mais sobre monitoramento de equipamentos: Por que o monitoramento de equipamentos é fundamental para a redução de custos? e O uso de IoT no monitoramento e manutenção de equipamentos.
Um sistema de gestão tem todos os recursos para que as informações sejam administradas para que o processo e o negócio como um todo aconteça dentro dos objetivos estabelecidos. O monitoramento dessas informações, por uma ferramenta especializada, permite que os gestores tenham a visibilidade da eficiência das atividades. Sempre em tempo real. Chamamos isso de gestão à vista. É um recurso extremamente eficaz no acompanhamento das atividades, o que garante a execução dos processos em conformidade com a solicitação dos clientes.
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